tis1974
Utilizator neinregistrat
|
Data mesaj: 17.06.2011 19:41
INTRODUCERE - 4 -
Despre control echipament - 4 -
Despre taste de deplasare - 5 -
Despre taste speciale - 5 -
Despre reţea de calculatoare - 6 -
Despre monitorul de firme - 6 -
Despre modul de lucru - 7 -
Despre drepturi de autor - 7 -
Reguli generale de operare - 8 -
Despre începerea evidenţelor unei firme - 8 -
1. INTRÄ‚RI MATERIALE - 10 -
2. IEÅžIRI MATERIALE - 11 -
3. TRANSFER MATERIALE - 11 -
4. ACTUALIZARE BAZA DE DATE - 12 -
4.1 ACTUALIZARE MATERIALE - 12 -
4.1.1 ADÄ‚UGÄ‚RI ÃŽN BAZA DE DATE - 12 -
4.1.2 MODIFICÄ‚RI BAZA DE DATE - 13 -
4.1.3 ÅžTERGERI ÃŽN BAZA DE DATE - 13 -
4.2 ACTUALIZARE CLIENÅ¢I - 14 -
4.3 ACTUALIZARE DELEGAÅ¢I - 15 -
5. GESTIUNI - 15 -
6. LISTE APLICAÅ¢IE - 16 -
6.1 BALANÅ¢A ANALITICÄ‚ - 16 -
6.2 TRANSFERURI - 17 -
6.3 FÄ‚RÄ‚ MIÅžCARE - 17 -
6.4 CENTRALIZARE ACTE - 17 -
6.5 INTRÄ‚RI - 17 -
6.5.1 INTRÄ‚RI PE GESTIUNI - 18 -
6.5.2 INTRÄ‚RI PE MATERIAL ÅžI PREÅ¢ - 18 -
6.5.3 INTRÄ‚RI PE MATERIAL - 18 -
6.5.4 INTRÄ‚RI MATERIALE ÃŽNCEPUT DE AN - 18 -
6.6 IEÅžIRI - 18 -
6.6.1 IEÅžIRI PE GESTIUNI - 19 -
6.6.2 IEÅžIRI PE GESTIUNI ÅžI ZILE - 19 -
6.6.3 IEÅžIRI PE MATERIAL ÅžI PREÅ¢ - 19 -
6.6.4 IEÅžIRI PE MATERIAL - 19 -
6.6.5 BONURI DE CONSUM - 19 -
6.7 SCHIMBÄ‚RI DE PREÅ¢ - 19 -
6.8 NOTE CONTABILE - 19 -
6.9 EDITARE FACTURI - 19 -
6.0 LISTE DE INVENTARIERE - 20 -
6.A AVIZ DE EXPEDIÅ¢IE - 20 -
6.B LISTE LUCRÄ‚RI - 20 -
6.B.1 CONSUMURI PE LUCRÄ‚RI - 20 -
6.B.2 FIÅžA LUCRÄ‚RII - 20 -
6.B.3 CENTRALIZATOR LUCRÄ‚RI - 21 -
6.B.4 LUCRÄ‚RI PE CONTURI - 21 -
7. FIÅžE DE MAGAZIE - 21 -
7.1 FIŞE CANTITATIV – VALORICĂ - 21 -
7.2 FIÅžE CANTITATIVÄ‚ - 21 -
7.3 LISTARE FIÅžE ANUALE - 21 -
7.4 LISTARE FIÅžE LUNARE - 21 -
8. DESCHIDERE LUNÄ‚ - 21 -
9. OPERAÅ¢II SPECIALE - 22 -
9.1 Salvare date - 22 -
9,2 Restaurare date - 23 -
9.3 Instalare aplicaţie - 23 -
9.4 Format hârtie imprimantă - 23 -
9.5 Monitor sau imprimantă - 23 -
9.6 Model imprimantă - 23 -
9.7 Lucrări - 24 -
9.8 Schimbări de preţ - 24 -
9.9 Planul de conturi - 24 -
9.0 Verificări - 24 -
9.0.1 FIŞE÷STOC - 24 -
9.0.2 INTEGRITATE BAZÄ‚ DATE - 24 -
9.0.3 REFACERE LEGÄ‚TURI BAZÄ‚ DATE - 24 -
9.A PRELUARE LUNÄ‚ PRECEDENTÄ‚ - 24 -
9.B ALTE CONFIGURÄ‚RI - 25 -
9.B.1 SELECTARE TIP FACTURÄ‚ - 25 -
9.B.2 CONFIGURARE FACTURÄ‚ - 25 -
9.B.3 SELECTARE TIP AVIZ - 25 -
9.B.4 CONFIGURARE AVIZ - 25 -
9.B.5 CONFIGURARE GEMAT - 25 -
INTRODUCERE
Pachetul de programe GEMAT creat de colectivul SC OmniData SRL Craiova este destinat gestiunii materialelor, obiectelor de inventar în folosinţă şi în depozit, materii prime, combustibili, chiar şi a stocurilor de marfă, la preţ de intrare (fără adaos comercial). Evident fiecare categorie de stocuri va trebui să constituie cel puţin o gestiune. Vom asimila în continuare oricare dintre categoriile de stocuri cu termenul de "materiale".
Resurse minime necesare: calculator compatibil IBM-PC, cel puţin 486, sistem de operare MS-DOS sau Windows (în MS-DOS nu se poate apela această documentaţie).
Se poate ţine gestiunea mai multor societăţi, odată cu programele propriu-zise de gestiune de materiale fiind livrat si un monitor de selectie a societăţii.
Pe lângă prelucrările specifice gestiunii, în cadrul aplicaţiei (mai puţin în cadrul listelor) sunt disponibile o serie de taste speciale, după cum urmează:
F1: Manual
F2: Informaţii despre program
F5: Calculator birou
F7: Control listare pagină.
F8: Calculator de TVA
F10:Vidanja
Pe lângă gestiunea materialelor, se poate realiza listarea automata a facturilor sau avizelor de expediţie, eventual pe formular pretiparit, precum si listarea notelor contabile in funcţie de conturile utilizate la prelucrarea materialelor.
Listele aplicaţiei pot fi editate pe ecran, pe imprimantă (Dos sau Windows) sau în fişier disc, al cărui nume se indică.
Când este cazul editării unei liste (pe ecran sau la imprimantă), în general este cerut numărul paginii de la care va începe listarea. Apăsarea tastei Enter este echivalentă cu indicarea paginii cu numărul 1 de la care va începe listarea.
Apăsarea tastei Esc are rol terminator, de anulare a prelucrarii in curs.
Dacă timp de trei minute nu se tastează nici-un caracter, imaginea de pe ecran va dispare (din motive de protecţie monitor), revenirea ei realizându-se prin simpla apăsare a unei taste oarecare.
Despre control echipament
Realizarea controlului echipamentului se face automat prin captarea întreruperii corespunzătoare, astfel încât nu vor apărea mesaje de eroare în engleză, ci traduse, în formă amiabilă. Erorile ce pot apare sunt următoarele:
Disc protejat la scriere Disc necunoscut
Unitate necunoscuta Sector negăsit
Nu este gata Nu este hârtie în imprimantă
Comandă nerecunoscută Eroare la scriere
Eroare CRC Eroare la citire
Cerere eronată Eroare generală
Eroare de poziţionare Schimbarea invalidă a discului
Erorile sunt însoţite de litera ataşată dispozitivului ce dă eroare. După afişarea erorii, se cere utilizatorului acceptul de continuare, care se poate da apăsând pe tasta D.
Aceste erori nu sunt generate de pachetul de programe, cele mai multe (dar nu şi cele mai frecvente) necesită intervenţia personalului calificat în depanarea calculatoarelor.
Despre taste de deplasare
Pentru deplasare se vor utiliza următoarele taste:
Săgeţi : deplasare sus, jos, stânga, dreapta
Page Up : deplasare cu o pagină în sus
Page Down : deplasare cu o pagină în jos
Home : deplasare pe prima poziţie
End : deplasare pe ultima poziţie
Despre taste speciale
Tasta F1
Tasta F1 dă posibilitatea afişării manualului de utilizare. Nu este funcţională decât în sistemele de operare Windows.
Tasta F5
Apăsarea tastei F5 face ca să intre în funcţiune un calculator de birou. Tasta C are rol de ştergere memorie calculator de birou.
Tasta F7
Apăsarea simultană a tastei Ctrl şi a tastei F7 este utilă în cazul în care dorim listarea pe ambele feţe ale coalei de hârtie. Efectul este acela că după fiecare pagină listată, se face o pauză pentru a întoarce coala de hârtie, pauză ce ţine până la tastarea unui caracter oarecare.
Tasta F8
Câteodată este util un calculator care să ne dea rapid nişte calcule referitoare la TVA, cum apare şi în imaginea următoare:
Tasta F10
Tasta F10 provoacă ştergerea tuturor datelor introduse anterior la societatea respectivă. Este necesar ca această tastă să fie utilizată cu mare atenţie.
Despre reţea de calculatoare
Aplicaţia funcţionează şi în reţea, aceasta fiind o opţiune care se achiziţionează separat. În reţea anumite prelucrări nu sunt disponibile decât pe calculatorul principal (server), cum ar fi: Deschidere lună, Salvare bancă date, Restaurare bancă date.
La un server se pot cupla maximum 9 staţii, considerând că acest număr este suficient.
Suportul de reţea este cel oferit de sistemul utilizatorului, cel mai răspândit (şi cel care nu costă nimic în plus) fiind cel oferit de sistemele Windows.
Despre monitorul de firme
În cadrul pachetului de programe se pune la dispoziţie un monitor de firme, dându-se astfel posibilitatea de a se lucra multifirmă. Cu alegerea firmei în care dorim să lucrăm gestiunea debutează pachetul de programe:
Pe monitor apar numele firmelor, luna si anul în care se află, aşa cum au fost înregistrate în gestiune. Alegerea firmei în care dorim să lucrăm se face prin poziţionare cu săgeţile şi apoi prin apăsarea tastei Enter.
Despre modul de lucru
În cadrul unei firme, se introduc datele referitoare la luna curentă, se verifică, se listează, se salvează pe suport extern (cel mai ieftin, dar şi cel mai prost fiind discheta), după care se trece la deschiderea lunii următoare (şi implicit închiderea lunii curente), apoi iar se introduc datele lunii, etc.
Despre drepturi de autor
Acest produs-program este protejat împotriva duplicării şi utilizării neautorizate, fiind înregistrat la Oficiul Român al Drepturilor de Autor sub numărul 0792/23.09.2002. Ne puteţi contacta la adresa: SC OmniData SRL Craiova, Cartier Rovine, bloc F21, ap.13, pe adresa e-mail omnidata@xnet.ro sau la numerele de telefon: 0251/192519, 0744/393399, 0745/511103, 0744/538945, 0744/391457.
Există un meniu principal, din el se poate opta pentru trecerea în alte meniuri, revenirea realizîndu-se prin apăsarea tastei Esc.
Următoarele mari grupe de prelucrări sunt puse la dispoziţia utilizatorului:
Lansarea în lucru a unei prelucrări se realizează prin tastarea cifrei sau literei ataşată ferestrei (dreptunghiului) respectiv.
Reguli generale de operare
Identificarea prin nume. Materialele se identifică prin denumire, cont analitic, unitate de măsură şi preţ unitar. Aceasta se realizează prin tastarea primelor caractere din denumirea materialului. Automat se va selecta primul material a cărui denumire începe cu acele litere, iar în partea din stânga sus a ecranului calculatorului va afişată o fereastră care va conţine materialele a căror denumire începe cu aceleaşi litere tastate. Dacă pentru selectarea materialului ar trebui tastate mai multe caractere, dar materialul dorit se află deja afişat în fereastra din stânga - sus procedăm în felul următor, apăsăm tasta care are ca efect transferarea controlului în fereastra stânga - sus, apoi cu ajutorul sageţilor ne poziţionăm pe materialul dorit şi apăsăm tasta .
În acest mod, se selecteză un material după denumire cu primul preţ afişat. În general materialele au mai multe preţuri de achiziţie. Aceste preţuri sunt afişate într-o semifereastră situată în partea din stânga-jos a ecranului. Dacă doriţi selectarea unui material cu un alt preţ din listă procedaţi astfel: dupa ce am selectat materialul dorit, apăsăm din nou tasta , care are ca efect transferarea controlului în fereastra stânga-jos, cu ajutorul tastelor direcţionale ne poziţionăm pe preţul dorit, apoi apăsăm tasta .
Identificarea gestiunilor. În majoritatea situaţiilor este necesară introducerea unei gestiuni. Este posibila indicarea directă a codului gestiunii însă, dacă nu aţi reţinut codurile gestiunilor, apăsaţi tasta . Ca urmare în partea stângă a ecranului calculatorului va fi deschisă o fereastră în care vor fi afişate gestiunile cu codul lor (figura 5), controlul fiind pe prima gestiune. Pentru a selecta gestiunea dorită putem să memorăm codul gestiunii dorite, apoi apăsăm tasta (ca urmare fereastra ce indică gestiunile se va inchide) şi tastăm codul gestiunii dorite, sau să ne poziţionăm pe gestiunea dorită, după care apăsăm tasta .
Despre începerea evidenţelor unei firme
Pentru a începe gestiunea la o firmă, se parcurg paşii care urmează.
1. Prelucrarea 9.3 unde se vor introduce datele de identificare ale firmei, luna şi anul cu care se începe gestiunea.
2. Prelucrarea 9.9 unde se va configura planul de conturi conform balanţei lunii anterioare. Prelucrarea oferă posibilitatea de a a adăuga, modifica sau şterge conturi. Planul de conturi se utilizează numai pentru a realiza un control asupra introducerii datelor în calculator la contul analitic al materialului (dacă se introduce un cont care nu există în planul de conturi apare un mesaj de eroare), precum şi control asupra conturilor corespondente la intrări şi ieşiri de materiale. Nu este necesară introducerea întregului plan de conturi, ci numai a conturilor cu care se prevede că se va lucra. Prelucrarea debutează prin deschiderea a două semiferestre pe ecranul calculatorului, în care vor fi vizualizate o parte din conturile implementate, precum şi datele referitoare la contul pe care se află poziţionat cursorul (iniţial poziţionarea este pe primul cont introdus).
3. Prelucrarea 5, pentru crearea gestiunilor.
Apelarea meniului 5 / Gestiuni materiale are ca efect afişarea a două semiferestre:
- semifereastra superioară afişează lista gestiunilor, iniţial fiind selectată prima gestiune;
- semifereastra inferioară destinată actualizării gestiunilor (adăugare, modificare, ştergere).
Pentru a adăuga o gestiune se va proceda astfel:
- se va face poziţionarea pe gestiunea înaintea căreia se va insera noua gestiune;
- se va apăsa tasta ;
- în semifereastra inferioară introducem codul gestiunii, după care apăsăm tasta ,
- introducem denumirea gestiunii după care apăsăm tasta .
Inserarea de noi gestiuni va rămâne activă până în momentul în care in câmpul Cod gestiune se va apăsa tasta .
Pentru modificarea unei gestiuni deja introduse se va proceda astfel:
- se va face poziţionarea pe gestiunea care se doreşte a fi modificată;
- se va apăsa tasta Enter. Ca urmare a acestei acţiuni, se trece în fereastra cu datele asupra gestiunii.
Modificarea se face prin retastare, utilizatorul având posibilitatea de a modifica oricare dintre rubrici.
Pentru a şterge o gestiune procedăm în felul următor:
- se face poziţionarea pe gestiunea care se doreşte a fi ştearsă;
- apăsăm tasta Delete;
- pe ecran este afiÅŸat un mesaj de avertizare: " Se ÅŸterge? (D/N): "
- se apasă tasta D dacă se doreşte ştergerea şi N dacă se renunţă la ştergere.
Apăsarea oricărei alte taste va provoca abandonarea ştergerii gestiunii.
OBSERVAŢII: Dacă se introduce o singură gestiune, în toate celelalte prelucrări nu va fi cerut codul ei. Dacă codul gestiunii coincide cu simbolul unui cont din planul de conturi, la adăugările de materiale automat contul analitic al materialului va fi completat cu codul gestiunii.
4. Prelucrarea 9.6 în cazul în care utilizaţi o imprimantă Dos;
5. Prelucrarea 9.B unde se vor face eventualele configurări necesare: tip factură sau aviz, precum şi configurare coordonatelor pentru câmpurile ce vor fi tipărite pe factură sau aviz;
În continuare sunt prezentate pe scurt prelucrările.
1. INTRÄ‚RI MATERIALE
Prin intermediul acestei prelucrări se pot introduce intrările de materiale în gestiune.
Sunt cerute pe rând codul gestiunii, ziua care are loc intrarea şi numărul actului cu care se face intrarea de materiale.
Apoi, se efectuează identificarea materialului care intră în gestiunea indicată. Materialul poate să fi fost introdus anterior în baza de date, sau poate fi un material nou. Dacă este un material care există deja în baza de date se face identificarea lui cu procedura expusă în partea introductivă a prezentei documentaţii. Dacă însă materialul mai există în baza de date, dar intră cu un preţ nou, se face poziţionarea în fereastra stânga – jos (fereastra care conţine preţurile) pe "Preţ nou", se apasă tasta ENTER şi se introduce noul preţ.
Dacă materialul care intră în gestiune nu există înregistrat anterior în baza de date, automat se va trece la adăugarea sa, după indicarea tuturor rubricilor (figura 1.2).
Contul corespondent reprezintă contul corespondent creditor din nota contabilă pentru intrarea de materiale şi este obligatoriu de introdus.
În cazul în care vrem să corectăm un act deja introdus, indicăm codul gestiunii de care aparţine, ziua, iar la rubrica NR. ACT se apasă tasta . Ca urmare în partea stângă a ecranului calculatorului va fi deschisă o fereastră în care sunt afişate actele deja introduse.
Se poziţionează cursorul pe actul şi materialul dorit, se apasă tasta şi se corectează actul prin retastare. De asemenea, pentru a şterge un document de intrare, după selectarea cu tasta a documentului in cauza, se va apăsa tasta . Va fi afişat un mesaj de avertizare: " Se şterge? (D/N): ", la care se poate răspunde cu tasta “D†pentru confirmarea ştergerii sau tasta “N†pentru anularea acestei operaţiuni.
2. IEÅžIRI MATERIALE
Prin intermediul acestei prelucrări se pot introduce ieşirile de materiale din gestiune. Ieşirile prin transfer se execută cu prelucrarea TRANSFER MATERIALE.
Sunt cerute pe rând codul gestiunii, ziua care are loc ieşirea şi numărul actului cu care se face ieşirea de materiale. Selectarea materialului care iese din gestiune se face după metodologia expusă în partea introductivă a prezentei documentaţii.
Observaţii: În semifereastra care conţine datele de identificare ale materialului apare rubrica PREŢ DE VÂNZARE pentru materialele care au un cont analitic ce începe cu 371 (marfă), preţ care implicit este egal cu preţul de achiziţie al materialului. Preţul de vânzare este cel de pe factura de vânzare. Pentru contul analitic al materialului ce nu începe cu 371 (nu este marfă), în loc de PREŢ DE VÂNZARE va apare rubrica COD LUCRARE, care poate fi completată sau nu. În cazul în care este completată, codul lucrării care se va tasta va trebui în prealabil să fie introdus cu prelucrarea 9/7 (Operaţii speciale/Lucrări ). Codul lucrării este util în cazul în care se urmăreşte consumul pe lucrări (de ex. la unităţile de construcţii montaj).
3. TRANSFER MATERIALE
Prin intermediul acestei prelucrări se pot face transferuri de materiale de la o gestiune la alta, prin indicarea codului gestiunii de unde pleacă şi al gestiunii unde se duce materialul dorit.
4. ACTUALIZARE BAZA DE DATE
Actualizarea bazei de date constă în actualizarea bazei materialelor, actualizarea clienţilor şi a bazei de date ce conţine delegaţii (elemente utile in cazul listării facturiilor la imprimantă.
4.1 ACTUALIZARE MATERIALE
Prin intermediul prelucrării se pot adăuga, modifica sau şterge materiale (sau numai anumite preţuri ale materialelor) din baza de date. Se utilizează mai ales la începutul lucrării pentru preluarea pe calculator a materialelor din gestiuni.
Prelucrarea operează numai pe stocuri de început lună, având la rândul ei un număr de trei subprelucrări:
1. Adăugări în baza de date
2. Modificări baza de date
3. Ştergeri în baza de date
4.1.1 ADÄ‚UGÄ‚RI ÃŽN BAZA DE DATE
Cu această prelucrare se pot adăuga materiale în baza de date, cu ajutorul machetei de mai jos:
Un nou preţ la un material deja introdus în baza de date se poate introduce prin modificarea materialului (PREŢ NOU la prelucrarea 4.2), sau prin adăugarea unui material cu aceeaşi denumire, cont analitic, unitate de măsură şi preţul unitar nou corespunzător. În cazul în care se adaugă un material care mai există în baza de date cu aceeaşi denumire, cont analitic, unitate de măsură şi preţ unitar, stocul indicat se cumulează cu stocul aflat deja în baza de date.
4.1.2 MODIFICÄ‚RI BAZA DE DATE
Cu această prelucrare se poate modifica oricare dintre rubricile materialului selectat, precum şi adăuga noi preţuri pentru material. Selectarea materialului dorit se face cu metodologia expusă în partea introductivă a prezentei documentaţii.
4.1.3 ÅžTERGERI ÃŽN BAZA DE DATE
Cu această prelucrare se pot şterge preţuri unitare la materiale deja înregistrate în baza de date. Pentru a şterge un preţ unitar selectăm materialul şi preţul dorit cu metodologia expusă în partea introductivă, după care apăsăm tasta ENTER. Pentru a nu şterge din greşeală, este necesară încă o dată validarea ştergerii prin răspuns la întrebarea: Sigur? D/N.
Dacă însă pentru materialul şi preţul selectat există operaţiuni executate, va apare un mesaj ca cel de mai jos:
4.2 ACTUALIZARE CLIENÅ¢I
Cu această prelucrare se pot introduce date despre clienţi, respectiv numele clientului, cod fiscal, localitate, judeţ etc. în scopul editării ulterioare a facturilor. Datele se vor introduce cu următoarea machetă:
Adăugarea, modificarea şi ştergerea clienţilor se operează la fel cu modul de operare al materialelor.
4.3 ACTUALIZARE DELEGAÅ¢I
În cadrul acestei prelucrări sunt permise cele 3 operaţiuni de bază: adăugare, modificare, ştergere. Se operează ca în cazul materialelor sau a clienţilor şi este o prelucrare necesară doar în cazul tipăririi facturilor de vânzare.
5. GESTIUNI
Apelarea meniului 5 / Gestiuni materiale are ca efect afişarea a două semiferestre:
- semifereastra superioară afişează lista gestiunilor, iniţial fiind selectată prima gestiune;
- semifereastra inferioară destinată actualizării gestiunilor (adăugare, modificare, ştergere).
Pentru a adăuga o gestiune se va proceda astfel:
- se va face poziţionarea pe gestiunea înaintea căreia se va insera noua gestiune;
- se va apăsa tasta ;
- în semifereastra inferioară introducem codul gestiunii, după care apăsăm tasta ,
- introducem denumirea gestiunii după care apăsăm tasta .
Inserarea de noi gestiuni va rămâne activă până în momentul în care in câmpul Cod gestiune se va apăsa tasta .
Pentru modificarea unei gestiuni deja introduse se va proceda astfel:
- se va face poziţionarea pe gestiunea care se doreşte a fi modificată;
- se va apăsa tasta Enter. Ca urmare a acestei acţiuni, se trece în fereastra cu datele asupra gestiunii.
Modificarea se face prin retastare, utilizatorul având posibilitatea de a modifica oricare dintre rubrici.
Pentru a şterge o gestiune procedăm în felul următor:
- se face poziţionarea pe gestiunea care se doreşte a fi ştearsă;
- apăsăm tasta Delete;
- pe ecran este afiÅŸat un mesaj de avertizare: " Se ÅŸterge? (D/N): "
- se apasă tasta D dacă se doreşte ştergerea şi N dacă se renunţă la ştergere.
Apăsarea oricărei alte taste va provoca abandonarea ştergerii gestiunii.
OBSERVAŢII: Dacă se introduce o singură gestiune, în toate celelalte prelucrări nu va fi cerut codul ei. Dacă codul gestiunii coincide cu simbolul unui cont din planul de conturi, la adăugările de materiale automat contul analitic al materialului va fi completat cu codul gestiunii.
6. LISTE APLICAÅ¢IE
Mai jos este prezentată macheta acestei opţiuni.
6.1 BALANÅ¢A ANALITICÄ‚
Prelucrarea editează balanţa analitică a materialelor din cadrul unei gestiuni sau din cadrul unui grup de gestiuni indicate. Prin apelarea prelucrării pe ecranul calculatorului apare mesajul: "Doriţi centralizator balanţe analitice? (D/N):". Dacă se doreşte afişarea centralizatorului se apasă tasta "D", în cadrul căreia vor fi evidenţiate valoric totaluri pe gestiuni şi analiticele utilizate in cadrul acestora şi apoi totaluri pe fiecare cont analitic in cadrul întregii unităţi, pornind de la soldurile iniţiale ale lunii, continuând cu intrarile apoi cu ieşirile efectuate şi, in final, evidenţiind soldurile finale.
Dacă nu se optează pentru balanţă centralizată, lista va apărea cu defalcare pe material, urmând să poată fi urmărite mişcările pentru fiecare material, pentru gestiunile selectate. Este cerută, de asemenea, ziua până la care se efectuează listarea.
6.2 TRANSFERURI
Prelucrarea afişează lista transferurilor de materiale de la o gestiune la alta, pe coduri de gestiuni. Se cere indicarea gestiunilor pentru care se doreşte listarea.
6.3 FÄ‚RÄ‚ MIÅžCARE
Prelucrarea afişează lista materialelor fără mişcare într-o perioadă de luni indicată la tastatură. În cazul în care la cererea de mai sus se tastează , va fi editată o listă a materialelor fără mişcare, indiferent de numărul de luni fără mişcare.
6.4 CENTRALIZARE ACTE
Prelucrarea editează lista intrărilor sau ieşirilor de materiale grupate pe acte, indiferent de gestiunea unde au intrat sau ieşit materialele. Prelucrarea este utilă la verificarea valorii actelor introduse în calculator, la gestiuni diferite.
6.5 INTRÄ‚RI
Lista intrărilor în lună poate fi editată:
1. la nivel de gestiune;
2. la nivel de material şi preţ unitar;
3. la nivel de material, indiferent de preţ unitar;
4. la nivel de gestiune pe intervalul de la începutul anului până în luna curentă.
6.5.1 INTRÄ‚RI PE GESTIUNI
Prelucrarea editează lista intrărilor de materiale (mai puţin a celor intrate prin transfer), pe gestiuni. Se vor indica gestiunile pentru care se listează intrările şi ziua pentru care se listează. Dacă nu se indică ziua, vor fi listate intrările pentru toate zilele.
6.5.2 INTRÄ‚RI PE MATERIAL ÅžI PREÅ¢
Prelucrarea editează intrările de material la preţul unitar selectat: Se indică gestiunea, se selectează materialul apoi preţul dorit.
6.5.3 INTRÄ‚RI PE MATERIAL
Dupa indicarea gestiunii şi selectarea materialului, va apărea o listă cu intrările pentru materialul selectat, indiferent de preţul unitar.
6.5.4 INTRÄ‚RI MATERIALE ÃŽNCEPUT DE AN
Editează lista intrărilor de materiale de la începutul anului, pentru o gestiune indicată.
6.6 IEÅžIRI
Lista ieşirilor în luna poate fi editată:
1. la nivel de gestiune;
2. la nivel de gestiune centralizat pe zile;
3. la nivel de material şi preţ unitar;
4. la nivel de material, indiferent de preţul unitar;
5. bonurile de consum.
6.6.1 IEÅžIRI PE GESTIUNI
Prelucrarea editează lista ieşirilor de materiale (altele decât cele prin transfer) pe gestiuni. Se va indica, opţional, ziua pentru care se doreşte listarea intrărilor.
6.6.2 IEÅžIRI PE GESTIUNI ÅžI ZILE
Prin apelarea acestei prelucrări obţineţi situaţia vânzărilor pe zile cumulată, indicând de asemenea gestiunile pentru care se doreşte listarea.
6.6.3 IEÅžIRI PE MATERIAL ÅžI PREÅ¢
Prelucrarea editează fişa ieşirilor materialului din gestiunea indicată, pentru preţul unitar selectat.
6.6.4 IEÅžIRI PE MATERIAL
Prelucrarea editează lista ieşirilor materialului selectat din gestiunea indicată, indiferent de preţul unitar.
6.6.5 BONURI DE CONSUM
Pentru a lista un bon de consum va trebui să indicaţi numărul bonului de consum prin care s-a făcut ieşirea de materiale (deci întâi se face ieşirea pe acel bon de consum şi abia apoi listarea acelui bonului de consum).
6.7 SCHIMBÄ‚RI DE PREÅ¢
Prelucrarea editează o listă cu schimbările de preţ (la nivel de preţ de intrare), grupat pe gestiuni, ca urmare a prelucrării 9 / 8. Este o prelucrare mai puţin utilizată.
6.8 NOTE CONTABILE
Prelucrarea editează notele contabile ale intrărilor şi ieşirilor de materiale, pe baza contului analitic şi a conturilor corespondente. Totodată listează şi "Rulaj în cursul lunii" şi "Solduri" la conturile analitice ale materialelor.
6.9 EDITARE FACTURI
Prelucrarea dă posibilitatea editării facturilor pe calculator. OBSERVAŢIE: Pentru a edita facturi pe calculator, vom opera mai întâi ieşirile cu prelucrarea 2, indicând la rubrica NR. ACT numărul facturii. Apoi, vom trece la editare factură, completând:
1. numărul de act la NR.FACTURA;
2. eventual numărul avizului de expediţie;
3. datele referitoare la client;
4. datele referitoare la delegat ÅŸi mijloc de transport;
Datele furnizorului sunt cele introduse la prelucrarea Instalare aplicaţie.
6.0 LISTE DE INVENTARIERE
Prin intermediul acestei prelucrări se poate edita lista de inventariere pe gestiunile care se indică. Se poate opta doar pentru reperele cu stoc, ignorându-le pe cele cu stoc 0. De asemenea, putem cere centralizare dupa denumire reper, astfel fiind totalizate stocurile reperelor cu acelaşi nume, aceeaşi unitate de măsură şi acelaşi cont analitic, din toate gestiunile indicate.
6.A AVIZ DE EXPEDIÅ¢IE
După introducerea unei ieşiri prin transfer, se poate opta pentru această prelucrare, în urma căreia se va obţine listarea unui aviz de expediţie.
6.B LISTE LUCRÄ‚RI
Prelucrarea are la rândul ei următoarele subprelucrări:
1. Consumuri pe lucrări;
2. Fişa lucrării;
3. Centralizator lucrări;
4. Lucrări pe conturi.
6.B.1 CONSUMURI PE LUCRÄ‚RI
Prelucrarea editează consumurile pe fiecare lucrare indicată în parte în cadrul lunii, ţinând cont de codurile de lucrare indicate la ieşiri (NU ŞI LA MARFĂ).
6.B.2 FIÅžA LUCRÄ‚RII
Prelucrarea editează consumurile pe codurile de lucrare indicate, urmărindu-se consumurile pe mai multe luni (dacă este cazul).
6.B.3 CENTRALIZATOR LUCRÄ‚RI
Prelucrarea editează centralizatorul lucrărilor executate în cursul lunii.
6.B.4 LUCRÄ‚RI PE CONTURI
Prelucrarea editează centralizatorul lucrărilor executate în cursul lunii, cumulate pe conturile analitice indicate.
7. FIÅžE DE MAGAZIE
Prelucrarea conţine la rândul ei următoarele subprelucrari:
1. Editare fişă de magazie cantitativ-valorică;
2. Editare fişă de magazie cantitativă;
3. Listare fiÅŸe de magazie selectiv, pe anumite perioade.
4. Listare fiÅŸe lunare.
7.1 FIŞE CANTITATIV – VALORICĂ
Prelucrarea editează fişa de magazie a materialului selectat cu metodologia expusă în partea introductivă a documentaţiei. Se indică gestiunea, se selectează materialul şi apoi preţul de intrare dorit. Fişa de magazie va apărea de la începutul anului până la data editării.
7.2 FIÅžE CANTITATIVÄ‚
Prelucrarea editează fişa de magazie cantitativă (deci indiferent de preţ) a materialului selectat, din gestiunea indicată.
7.3 LISTARE FIÅžE ANUALE
Prelucrarea este destinată editării mai multor fişe de magazie, începând cu o lună, până la o anumită lună. Se va indica gestiunea, apoi materialele de la care, respectiv până la care se efectuează listarea şi in final intervalul de luni pentru listare.
7.4 LISTARE FIÅžE LUNARE
Prelucrarea este destinată editării mai multor fişe de magazie pentru un set de materiale indicate, din gestiunea selectată, in cadrul lunii curente.
8. DESCHIDERE LUNÄ‚
Prin intermediul acestei prelucrări se poate trece la următoarea lună, după ce contabilitatea lunii curente s-a terminat.
Deschiderea lunii nu se poate face în cazul în care programul nu-şi mai recunoaşte calculatorul pe care a fost instalat.
În regim de reţea, deschiderea lunii nu se poate face decât pe server, în condiţiile în care toate staţiile nu sunt în program la firma care se lucrează.
Odată cu deschiderea noii luni, se efectuează o copie de siguranţă a băncii de date pe hard-disk!
Utilizatorul va trebui să valideze lansarea în lucru a prelucrării, deoarece aceasta execută operaţii neîntreruptibile şi nerepetabile, eliminând astfel posibilitatea executării ei în urma unei tastări greşite.
Validarea se realizează prin apăsarea tastei "D" la mesajele "Sunteţi sigur?(D/N) şi Sigur, Sigur? (D/N)". Apăsarea oricărei alte taste la unul din aceste mesaje va conduce la abandonarea prelucrării.
9. OPERAÅ¢II SPECIALE
Prelucrarea oferă posibilitatea executării unor operaţiuni mai speciale, cu o frecvenţă scăzută de lucru. Sunt prezentate un număr de douăsprezece subprelucrări.
9.1 Salvare date
Prelucrarea salvează toate datele din luna curentă plus arhivele de la început de an, într-o forma compactată, pe un suport extern. Suportul extern cel mai ieftin (dar şi cel mai cu probleme) îl reprezintă disketa, caz în care la întrebarea:
UNITATEA DE DISC PE CARE SE FACE SALVAREA? (A/B/x):
se răspunde cu tasta A sau B. Pentru orice alt suport se răspunde prin apăsarea tastei cu litera ataşată lui. Atenţie: Unităţile CD-(RE)WRITE nu sunt disponibile decât sub sistemul de operare Windows XP!
Dacă se răspunde cu tasta C salvarea se va face pe hard-disk, zona afectată firmei ce se lucrează. Ori de câte ori se face salvare, o copie de siguranţă este făcută pe hard-disk, în ideea că suportul extern este de cele mai multe ori cu probleme.
În reţea, salvarea se va face numai pe server, în condiţiile în care nici-una dintre staţii nu este în program la firma ce se salvează. În cazul în care împachetarea nu reuşeşte în bune condiţii, salvarea nu se va face, un mesaj corespunzător avertizează şi va trebui repornit calculatorul. În cazul în care banca de date nu încape pe suportul extern indicat, va fi cerut un nou suport pentru continuarea salvării.
În cazul în care banca de date nu încape deloc pe suportul extern indicat, un mesaj de eroare corespunzător va fi emis.
Este obligatoriu salvarea băncii de date pe suport extern înaintea închiderii lunii ! La trecerea la o nouă lună calculatorul va face o salvare de siguranţă pe hard-disc
Este indicat să se salveze şi în cursul lunii, după ce s-a lucrat mai mult. În cazul în care se strică calculatorul sau aveţi de-a face cu un virus violent, programele se pot instala din nou, dar datele - dacă nu le aveţi salvate pe un suport extern - va trebui să le introduceţi din nou !
În cazul în care pe suportul extern este salvată o bancă de date din aceeaşi lună şi an, dar a altei firme, un mesaj de avertizare este emis şi salvarea va continua numai dacă utilizatorul este de acord.
9,2 Restaurare date
Restaurarea băncii de date este operaţia inversă salvării, prin care banca de date salvată anterior pe suport extern este adusă în calculator PESTE BANCA DE DATE existentă în acel moment.
Dacă la cererea literei ataşată suportului pe care se află banca de date se răspunde cu tasta C, atunci restaurarea se va face de pe hard-disk ! Aici trebuie precizat că ori de câte ori se face o salvare a băncii de date, sau se deschide luna, o copie de siguranţă se creează pe hard-disk !
În cazul în care banca de date nu se poate restaura în bune condiţii, un mesaj de eroare corespunzător este afişat şi restaurarea nu se face.
În regim de lucru în reţea, restaurarea se poate face numai pe server, în condiţiile în care nici-o staţie nu este în program în firma la care se face restaurarea.
La restaurarea băncii de date va trebui indicată luna şi anul ce se restaurează. Dacă pe suportul extern există banca de date de la altă firmă, un mesaj de avertizare este emis şi continuarea se va face numai dacă utilizatorul este de acord.
9.3 Instalare aplicaţie
Cu ajutorul acestei prelucrări se pot introduce datele generale ale firmei. Totodată se stabileşte luna şi anul cu care începe evidenţa firmei respective. Luna şi anul nu se pot modifica după o închidere de lună, decât prin ştergerea tuturor datele cu tasta F10.
9.4 Format hârtie imprimantă
Uzual, există două tipuri de imprimantă: format A3 (mare) şi format A4. La cele format A3 se poate lista şi în format A4. Cu această prelucrare comunicăm calculatorului ce fel de imprimantă avem (corect este ce fel de hârtie am pus în imprimantă).
Tipul de hârtie (A3 sau A4) se alege prin poziţionare, şi apoi prin apăsarea tastei Enter.
9.5 Monitor sau imprimantă
Situaţiile aplicaţiei pot fi editate pe ecranul calculatorului, pe imprimanta Dos, pe imprimantă Windows (cele ce merg numai din sistemul de operare Windows), sau într-un fişier disc, pentru cei ce doresc să prelucreze aceste situaţii.
Pentru a stabili unde vrem să edităm situaţiile aplicaţiei, ne poziţionăm pe poziţia dorită (Ecran, Imprimanta Dos, Imprimanta Windows, Fişier disc) şi apăsăm pe tasta Enter. Toate situaţiile vor fi editate acolo unde am stabilit, până când vom executa din nou prelucrarea 9.5. În cazul în care se hotărăşte editarea într-un fişier disc: numele lui va fi cerut la fiecare situaţie, iar acest fişier va fi creat în directorul OMNIDATA.
9.6 Model imprimantă
Prelucrarea este utilă numai când se editează la o imprimantă Dos (pentru imprimante Windows, modelul este cel instalat şi implicit în Windows). Sunt prezentate câteva modele de imprimante Dos:
Compatibil EPSON ace
OKI ML 182/183 ace
SCAMP 9335(6) ace
Alte imprimante ace
IBM Proprinter X24E
HP DeskJet
HP LaserJet 4(L,M)
Minolta LaserJet 8L
Orice imprimantă poate fi utilizată ca imprimantă Windows, cu condiţia să avem KIT-ul de instalare sub Windows.
9.7 Lucrări
Se introduc lucrările cu care firma lucrează, indicând codul şi denumirea lor, urmând ca la ieşirile altele decât marfă, sa fie indicat unul din codurile de lucrări.
9.8 Schimbări de preţ
Această prelucrare, după indicarea zilei, gestiunii, documentului de schimbare de preţ şi apoi a materialului, realizează schimbarea de preţ a materialului respectiv, în funcţie de preţul unitar indicat.
9.9 Planul de conturi
În acest mod se poate indica planul de conturi utilizat în cadrul gestiunii de materiale, precum a fost prezentat în introducerea prezentei documentaţii.
9.0 Verificări
Verificările sunt operaţii mai rar utilizate. Avand în vedere ca acestea sunt prelucrări neîntreruptibile şi ireversibile, este recomandată salvarea bazei de date.
9.0.1 FIŞE÷STOC
Această prelucrare corelează rezultatele prezentate baza de date de acte cu cele înscrise în baza de date a materialului.
9.0.2 INTEGRITATE BAZÄ‚ DATE
Prelucrarea parcurge bazele de date, încercând refacerea datelor corupte din pricina variaţiilor de tensiune sau apariţia viruşilor.
9.0.3 REFACERE LEGÄ‚TURI BAZÄ‚ DATE
Prelucrarea parcurge indecşii bazelor de date, încercând refacerea indecşilor corupţi din pricina variaţiilor de tensiune sau apariţia viruşilor.
9.A PRELUARE LUNÄ‚ PRECEDENTÄ‚
Referitor la programele financiar-contabile, una din restricţiile pe care o pune Legea Contabilităţii este aceea nu a nu face preluare automată dintr-o lună în alta. Preluarea dintr-o lună în alta este necesară, mai ales când se lucrează la firmă, când pe data de întâi ale lunii patronul poate vrea să ştie cum stă; evidenţele lunii precedente (chiar dacă datele primare au fost introduse) se încheie practic în jurul datei de 20 ale lunii. În acest caz vom proceda astfel:
a. Salvăm pe dischetă evidenţele lunii ce tocmai a trecut şi pe care am lucrat-o de exemplu in FIR01.
b. Restaurăm banca de date într-un FIR liber (de exemplu FIR20).
c. În FIR01 închidem luna şi trecem la introducerea datelor lunii curente.
d. În FIR20 mai „pieptănăm†evidenţele lunii precedente.
e. În momentul în care am terminat cu evidenţele lunii precedente în FIR20, salvăm, listăm ce este de listat şi închidem luna (cu prelucrarea 8). Trecem apoi în FIR01 şi executăm preluarea datelor din luna precedentă: Se va cere FIR-ul în care avem luna precedentă închisă (în cazul exemplului nostru se va indica 20) şi datele din luna precedentă vor fi preluate, astfel încât începutul lunii curente va coincide cu sfârşitul lunii precedente.
În cazul în care în FIR-ul indicat ca fiind al lunii precedente denumirea firmei diferă (chiar şi cu un spaţiu), preluarea nu va fi executată, fiind emis un mesaj de eroare corespunzător.
În cazul în care în FIR-ul indicat ca fiind al lunii precedente, luna precedentă nu este închisă cu prelucrarea 6 (Deschidere lună), preluarea datelor nu va fi executată, fiind emis un mesaj de eroare corespunzător.
9.B ALTE CONFIGURÄ‚RI
Acestea sunt prelucrări necesare foarte rar. Sunt permise configurări generale ale aplicaţiei.
9.B.1 SELECTARE TIP FACTURÄ‚
Este o listă de selecţie pentru tipul de factură utilizat, în cazul firmelor care efectuează listarea facturilor. Apasând tasta INSERT se poate adăuga un tip nou de factură. Cel mai bun exemplu este utilizarea alternativă – caz des întâlnit – a facturilor format A4 şi A5. Selecţia din listă şi apăsarea tastei ENTER duce la stabilirea acelui tip de factură pentru listările ulterioare.
9.B.2 CONFIGURARE FACTURÄ‚
În funcţie de tipul de factură selectat, se poate efectua configurarea acesteia. Se stabilesc coordonatele – în milimetri – pentru fiecare câmp ce va apărea pe factura listată. Configurarea este necesară o singură data, la începutul activităţii, sau de câte ori se schimbă formularul de facturare ori imprimanta instalată. Nu e necesară decât dacă se efectuează facturarea pe calculator.
9.B.3 SELECTARE TIP AVIZ
Este o listă de selecţie pentru tipul de aviz utilizat. Se operează ca la prelucrarea 9/0/B/1.
9.B.4 CONFIGURARE AVIZ
Se poate efectua configurarea avizului. Se operează ca la prelucrarea 9/0/B/2.
9.B.5 CONFIGURARE GEMAT
În funcţie de modul de lucru, se poate opta pentru inhibarea afişării transferurilor la listele de intrare ieşire. De asemenea, in funcţie de gravitatea erorilor în bazele de date – cauzate de variaţiile de curent sau apariţia viruşilor, se poate opta pentru variante de refacere legaturi baza date (9/0/3).
|
