Inventarierea patrimoniului – obligatie impusa de Legea contabilitatii

Obligatia inventarierii patrimoniului este prevazuta in Legea contabilitatii nr. 82/1992.
Astfel, potrivit Art. 7 alin. 1, „Persoanele prevazute (…) au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar, precum si in cazul fuziunii, divizarii sau lichidarii si in alte situatii prevazute de lege.

Persoanele la care se face referire mai sus sunt enumerate in Legea contabilitatii, fiind vorba de:
– Societatile comerciale, societati/companii nationale, regii autonome, institute nationale de cercetare-dezvoltare, societati cooperatiste si alte persoane juridice;
– Institutii publice, asociatiile si alte persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
– Subunitati fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor prevazute anterior, cu sediul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi;
– Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat si alte entitati organizate pe baza Codului civil;
– Persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri.

Rezultatele inventarierii trebuie reflectate in contabilitate, prin inregistrarea eventualelor diferente constatate intre situatia faptica si situatia scriptica, aceasta fiind tot o obligatie legala a contribuabilului.

Obligatia impusa de Reglementarile contabile nationale

Totodata, obligatia efectuarii inventarierii este prevazuta si in OMFP nr. 1.802/2014 (ordinul a inlocuit, incepand cu 1 ianuarie 2015, OMFP 3.055/2009) pentru aprobarea reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, potrivit caruia:
„In scopul intocmirii situatiilor financiare anuale, entitatile trebuie sa procedeze la inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.”

Obligatia impusa de nevoia de informare

Dincolo de prevederile legale si sanctiunile aplicabile privind obligativitatea inventarierii patrimoniului, fiecare entitate are nevoie sa-si asigure conformitatea datelor reale cu cele din contabilitate. Mai mult decat atat, trebuie pus mare accent pe valoarea elementelor care compun patrimoniul unei entitati, pentru a preintampina eventuale deprecieri care ar permite o supraevaluare a elementelor de activ sau o subevaluare a elementelor de capitaluri proprii si datorii. S-ar putea denatura asadar pozitia reala a societatii, masurata pe baza situatiilor financiare.
Datele eronate pot influenta utilizatorii de informatii financiare in luarea deciziilor.
Din acest motiv, inventarierea (inventariere fizica si evaluare) asigura conformitarea datelor cuprinse in situatiile financiare cu realitatea specifica societatii.

Cateva elemente generale legate de procesul de inventariere

In scopul intocmirii situatiilor financiare anuale, entitatile trebuie sa procedeze la inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

In situatiile financiare anuale, elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se reflecta si se evalueaza la valoarea contabila, pusa de acord cu rezultatele inventarierii.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.

In cazul in care, in situatiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligatia gestionarii entitatii, cu respectarea prevederilor pct. 4 alin. (4).

Inventarierea anuala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii fiecarei entitati.

In scopul efectuarii inventarierii, conducerea entitatii trebuie sa stabileasca proceduri proprii, cu respectarea prevederilor legale.

In vederea efectuarii inventarierii, responsabilii cu gestiunea patrimoniului aproba proceduri scrise, adaptate specificului activitatii, pe care le aduc la cunostinta comisiilor de inventariere in vederea insusirii regulilor specifice procesului pe care urmeaza a-l realiza.

Ca regula generala (de la care exista si exceptii), inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se efectueaza de catre comisii de inventariere, numite prin decizie scrisa, emisa de persoanele responsabile cu gestiunea patrimoniului.

In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu:
- componenta comisiei (numele presedintelui si membrilor comisiei);
– modul de efectuare a inventarierii;
– metoda de inventariere utilizata;
– gestiunea supusa inventarierii;
– datele de incepere si de terminare a operatiunilor.

Exceptia invocata mai sus presupune ca la entitatile al caror numar de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.

Comisiile de inventariere
Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere, in comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica, tehnica si care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.

Comisia centrala de inventariere
Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de catre o comisie centrala, numita, de asemenea prin decizie scrisa, emisa de persoanele insarcinate cu gestiunea patrimoniului. Comisia centrala de inventariere are sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere. Comisia centrala de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

Externalizarea procesului de inventariere
Inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se pot efectua atat cu salariati proprii, cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.

Masuri premergatoare procesului de inventariere sarcinile responsabililor cu gestiunea patrimoniului

In vederea bunei desfasurari a operatiunilor de inventariere, responsabilii cu gestiunea patrimoniului au obligatia sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
– organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;
– tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si efectuarea confruntarii datelor din aceste evidente;
– participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere;
– asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare etc.;
– asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pret etc.) si la evaluarea lor, conform reglementarilor contabile aplicabile, a unor specialisti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea presedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise;
– dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum si cu birotica necesara;
– dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;
– asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii;
– asigurarea securitatii usilor, ferestrelor, portilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.

Astfel, trebuie sa existe asigurari, inaintea inceperii procedurilor de inventariere, ca pentru fiecare element patrimonial de natura activelor este desemnat un responsabil.

Atribuirea raspunderii gestiunii patrimoniului uneia sau mai multor persoane depinde in mare parte de marimea societatii.

Astfel, daca in general inventarierea patrimoniului se realizeaza de catre o comisie de inventariere, special numita in acest sens, la entitatile al caror numar de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.

Totodata, desi cand vorbim de inventariere ne referim in special la data de sfarsit a exercitiului financiar (cel mai adesea anul calendaristic), la entitatile cu activitate complexa, bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.

Exemplu:
Din cauza volumului, dar si a numarului mare de produse, inventarierea pentru marfurile unei societati s-a stabilit a se realiza la data de 30 noiembrie data la care toate cantitatile au fost identificate si comparate cu datele scriptice din contabilitate. La aceasta data trebuie efectuate ajustarile rezultate urmare a eventualelor diferente constatate intre situatia faptica si cea scriptica din contabilitate.

Mai mult decat atat, valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere trebuie actualizata cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii (in exemplul nostru 30 noiembrie) si data incheierii exercitiului financiar.

Asadar, rezultatele inventarierii se cuprind astfel in situatiile financiare intocmite pentru data de 31 decembrie.
O situatie aparte se intalneste in cazul entitatilor care, potrivit legii contabilitatii, au stabilit exercitiul financiar diferit de anul calendaristic. Spre exemplu, anul financiar liber ales, care are la baza regula grupului, este cuprins intre 1 martie si 28/29 februarie anul urmator. In cazul acestor entitati, inventarierea trebuie organizata si efectuata astfel incat rezultatele acesteia sa fie cuprinse in situatiile financiare intocmite pentru exercitiul financiar stabilit.

Vi se vor pune la dispozitie materiale referitoare la urmatoarele elemente:

1. Inventarierea patrimoniului – generalitati
2. Obligatiile administratorilor. Sarcinile comisiei de inventariere
3. Etapele inventarierii
4. Inventarierea elementelor specifice
5. Evaluarea elementelor de activ si de pasiv
6. Procesul verbal de inventariere
7. Plusuri sau minusuri la inventar – compensari
8. Rezultatele inventarierii
9. Lista de inventariere
10. Lista de inventariere pentru gestiuni global valorice
11. Extras de cont
12. Model Decizie inventariere;
13. Model Proceduri de inventariere;
14. Model Declaratie gestionar inainte de inventariere
15. Model declaratie gestionar dupa inventariere
16. Valorificarea inventarierii – diferente cantitative;
17. Valorificarea inventarierii – diferente valorice

Plusurile de inventar se inregistreaza ca intrari in patrimoniul societatii:
– Plusuri de natura imobilizarilor necorporale si corporale (ct. 134)
– Plusuri de natura stocurilor in depozite (ct. 758)
– Plusuri de natura produselor finite sau produselor neterminate constatate in sectiile de productie (ct. 711)

Minusurile de inventar se inregistreaza astfel:
– Se inregistreaza pe seama cheltuielilor, dupa natura lor;
– Se stabilesc in sarcina celor vinovati prin recuperare directa.

In situatia constatarii unor plusuri in gestiune, bunurile respective se vor evalua la valoarea justa.

In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune, imputabile, administratorii vor lua masura imputarii acestora la valoarea lor de inlocuire, respectiv costul de achizitie al unui bun cu caracteristici si grad de uzura similare celui lipsa in gestiune la data constatarii pagubei, care va cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv. In cazul bunurilor constatate lipsa, ce urmeaza a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv.
La stabilirea valorii debitului, in cazurile in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, se va avea in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
– sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
– diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceeasi perioada de gestiune si aceeasi gestiune.

- Lista de inventariere – (Fisier .pdf)

- Lista de inventariere – (Fisier .xls)

1. Serveste ca:
– document pentru inventarierea marfurilor, ambalajelor si altor materiale aflate in evidenta cantitativ-valorica in unitatile cu amanuntul;
– document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din gestiunile inventariate;
– document justificativ de inregistrare in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate;
– document pentru intocmirea registrului-inventar;
– document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.

2. Se intocmeste in doua exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni si conturi de materiale, marfuri si ambalaje, si se semneaza de membrii comisiei de inventariere, de gestionar si contabilul care tine evidenta gestiunii. In cazul predarii-primirii gestiunii, listele de inventariere se intocmesc in 3 exemplare, dintre care un exemplar la gestionarul predator, un exemplar la gestionarul care primeste gestiunea, iar un exemplar la contabilitate.
Pentru bunurile deteriorate total sau partial, degradate, precum si pentru cele fara miscare sau cele care nu mai pot fi valorificate se intocmesc liste de inventariere separate.
In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de toti gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionar, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.
Pentru bunurile aflate in ambalaje originale intacte, lichidele a caror cantitate faptica nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau marfurile in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, in listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea si datele tehnice care stau la baza calculelor.
In listele de inventariere se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz.
Datele privind bunurile inventariate se inscriu in listele de inventariere imediat dupa determinarea cantitatilor inventariate, in ordinea in care ele au fost grupate, tinandu-se seama de dimensiunile si unitatile de masura cu care figureaza in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate.
Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere se face cu aceleasi preturi folosite la inregistrarea bunurilor in contabilitate.
Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatii tuturor evaluarilor, calculelor, totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta de la locurile de depozitare. Greselile identificate cu aceasta ocazie trebuie corectate inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

3. Circula:
– la gestionar (sau gestionari, in cazul predarii-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecarei file a listei, mentionand pe ultima fila a listei ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa (lor), ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa (lor), ca nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum si faptul ca preturile, cantitatile, calitatile si unitatile de masura au fost stabilite in prezenta sa (lor) si nu are (au) obiectiuni de facut;
– la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecarei file a listei, calcularea listelor de inventariere, intocmirea recapitulatiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilitatilor, conform dispozitiilor legale, in cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;
– la compartimentul financiar-contabil unde se efectueaza confruntarea dintre raportul de gestiune predat la contabilitate si valoarea totala a inventarului faptic. Totodata se iau masuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate si inregistrarea in contabilitate a provizioanelor pentru depreciere;
– la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la oficiul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii, deteriorarii bunurilor, numele persoanelor vinovate si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;
– la conducatorul unitatii, impreuna cu procesele-verbale sus-mentionate, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute.

4. Se arhiveaza:
– la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
– la compartimentul de verificari gestionare (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului*) este urmatorul:
– denumirea formularului;
– data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
– denumirea unitatii;
– gestiunea;
– locul de depozitare;
– numarul curent;
– denumirea bunurilor inventariate;
– unitatea de masura; cantitatea;
– pretul unitar de inregistrare in contabilitate;
– valoarea contabila;
– valoarea de inventar;
– deprecierea: valoarea, motivul;
– comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;
– gestionarul si gestionarul primitor (in cazul predarii-primirii gestiunii): numele si prenumele, semnatura;
– contabilitate: numele si prenumele, semnatura.

- Lista de inventariere (model 1) – (Fisier .pdf)

- Lista de inventariere (model 2) – (Fisier .pdf)

1. Serveste ca:
– document pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiunile unitatii;
– document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
– document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate;
– document pentru intocmirea registrului-inventar;
– document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;
– document centralizator al operatiunilor de inventariere.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unitatii si separat pentru cele apartinand altor unitati, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc., si se semneaza de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.
In cazul bunurilor primite in custodie si/sau consignatie, pentru prelucrare etc., se intocmeste in doua exemplare, iar copia se inainteaza unitatii in a carei evidenta se afla bunurile respective.
In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.
In listele de inventariere a bunurilor aflate in ambalaje originale intacte, a lichidelor a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau a materialelor de masa, in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante ori ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor atasa notele de calcul privind inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor.
Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate in sectiile de productie si nesupuse prelucrarii, se inscriu separat in listele de inventariere.
Materialele, obiectele de inventar, produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri, indicandu-se codul, unitatea de masura, unii indici calitativi (tarie alcoolica, grad de umiditate la cereale etc.).
Listele de inventariere intocmite pentru bunurile apartinand altor unitati trebuie sa contina, pe langa elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numarul si data actului de predare-primire.
Pentru stocurile fara miscare, de calitate necorespunzatoare, depreciate, fara desfacere asigurata, se intocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaza procesele-verbale in care se arata cauzele nefolosirii, caracterul si gradul deteriorarii sau deprecierii, daca este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum si persoanele vinovate, dupa caz.
Constatarile facute se solutioneaza de conducerea unitatii in conformitate cu dispozitiile legale.
3. Circula:
– la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;
– la gestionar, prin semnarea fiecarei file, mentionand pe ultima fila a listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa;
– la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferentelor valorice si semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum si pentru verificarea calculelor efectuate;
– la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la compartimentul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii sau deteriorarii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;
– la conducatorul unitatii, impreuna cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute;
– la unitatea careia ii apartin valorile materiale primite in custodie, pentru prelucrare etc., in scopul comunicarii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului*) este urmatorul:
– denumirea formularului;
– data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
– denumirea unitatii;
– gestiunea; locul de depozitare;
– numarul curent;
– denumirea bunurilor inventariate;
– codul sau numarul de inventar;
– unitatea de masura;
– cantitati: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferente in plus, diferente in minus;
– pretul unitar;
– valoarea contabila: valoarea, diferente in plus, diferente in minus;
– valoarea de inventar;
– deprecierea: valoarea, motivul;
– comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;
– contabilitate: numele si prenumele, semnatura.

Rezultatul inventarierii se inregistreaza in contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile.

Pe baza registrului-inventar si a balantei de verificare intocmite la 31 decembrie se intocmeste bilantul care face parte din situatiile financiare anuale, ale carui posturi, in conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale reglementarilor contabile aplicabile, trebuie sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de activ si de pasiv stabilita pe baza inventarului.

Elemente de natura creantelor. Plusuri, lipsuri, deprecieri
Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii, respectiv a urmaririi decontarii creantelor.
Pe baza explicatiilor primite si a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileste caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si caracterul plusurilor, propunand, in conformitate cu dispozitiile legale, modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate in urma inventarierii.

Plusuri in gestiune
In situatia constatarii unor plusuri in gestiune, bunurile respective se vor evalua la valoarea justa.

Lipsuri in gestiune
In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune, imputabile, administratorii vor lua masura imputarii acestora la valoarea lor de inlocuire.
Prin valoare de inlocuire, se intelege costul de achizitie al unui bun cu caracteristici si grad de uzura similare celui lipsa in gestiune la data constatarii pagubei, care va cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv T.V.A., cheltuielile de transport, aprovizionare si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv. In cazul bunurilor constatate lipsa, ce urmeaza a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv.
La stabilirea valorii debitului, in cazurile in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, se va avea in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
– sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
– diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceeasi perioada de gestiune si aceeasi gestiune.

Compensarea
Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorate vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestor bunuri.

Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori, respectiv de catre ordonatorii de credite, si servesc pentru uz intern in cadrul unitatilor respective.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate.

In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus.
Aceasta eliminare se face incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescatoare.
In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitatii care depaseste totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescatoare.

Pentru bunurile la care sunt acceptate scazaminte, in cazul compensarii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scazamintele se calculeaza numai in situatia in care cantitatile lipsa sunt mai mari decat cantitatile constatate in plus.
In aceasta situatie, cotele de scazaminte se aplica in primul rand la bunurile la care s-au constatat lipsurile.
Daca in urma aplicarii scazamintelor respective mai raman diferente cantitative in minus, cotele de scazaminte se pot aplica si asupra celorlalte bunuri admise in compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferente.
Diferenta stabilita in minus in urma compensarii si aplicarii tuturor cotelor de scazaminte, reprezentand prejudiciu pentru unitate, se recupereaza de la persoanele vinovate, in conformitate cu dispozitiile legale.
Normele privind limitele admisibile la perisabilitate sau cele stabilite intern nu se aplica anticipat, ci numai dupa constatarea existentei efective a lipsurilor si numai in limita acestora.
De asemenea, normele de scazaminte nu se aplica automat, aceste norme fiind considerate limite maxime.
Pentru pagubele constatate in gestiune raspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se va face la valoarea de inlocuire.