Transmiterea registrului se face de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator.

Registrul general de evidenta a salariatilor se transmite la inspectoratul teritorial de munca cu respectarea conditiilor legale.

Termenele de completare, respectiv inregistrare in registru a elementelor prevazute in hotarare sunt stabilite dupa cum urmeaza:
a) cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza pentru elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g) din hotararea 500 / 2001;, respectiv:
a) elementele de identificare a tuturor salariaţilor: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, non-UE, Spaţiul Economic European – SEE;
b) data angajării;
c) perioada detaşării şi denumirea angajatorului la care se face detaşarea;
d) funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de muncă;
f) durata normală a timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
g) salariul, sporurile şi cuantumul acestora;

b) in termen de 90 de zile de la intrarea in vigoare a hotararii (n.a. 1 august 2011), pentru elementul referitor la salariu, sporuri si cuantumul acestora, in cazul contractelor individuale de munca deja inregistrate. Prin salariu se intelege salariul de baza lunar brut stipulat in contractul individual de munca;

c) cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare prevazut de lege, de la data aparitiei modificarii elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)-g) din hotarare, cu exceptia situatiilor in care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de continutul acestora.

Registrul completat pe baza aplicatiei informatice proprii sau distribuite de Inspectia Muncii se transmite la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala angajatorul isi are sediul ori domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat.

Unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor, care au competenta infiintarii, completarii si transmiterii registrului, au obligatia de a transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala acestea isi desfasoara activitatea, cu indeplinirea obligatiilor prevazute de hotarare.