Emiterea facturilor in forma electronica

 Decizia stabileste procedura de verificare si omologare de catre Autoritatea Nationala pentru Comunicatii, a sistemelor informatice destinate operatiunilor de emitere a facturilor în forma electronica, precum si normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale în forma electronica.

Decizia defineste, pentru inceput, cativa termini:

a) emitent al facturii în forma electronica - persoana, fizica sau juridica, care emite facturi în forma electronica, în nume propriu sau în numele unor terti;
b) sistem informatic - dispozitivul ori ansamblul de dispozitive interconectate sau aflate în relatie functionala, dintre care unul sau mai multe asigura prelucrarea automata a datelor cu ajutorul unui program informatic si care este destinat operatiunilor de emitere a facturilor în forma electronica;
c) omologare - procesul de evaluare a sistemului informatic, care are ca rezultat emiterea de catre presedintele ANC a deciziei de omologare;
d) decizie de omologare - decizia emisa de presedintele ANC care atesta conformitatea sistemului informatic cu normele de securizare a informatiei prelucrate sau arhivate, precum si cu prevederile Legii nr. 260/2007 privind înregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice;
e) plan de securitate a sistemului informatic - documentul ce descrie totalitatea masurilor tehnice si administrative care sunt aplicate sistemului informatic de catre emitentul facturii în forma electronica în vederea oferirii serviciului în conditii de siguranta.

Emitentul facturii în forma electronica are obligatia sa foloseasca un sistem informatic omologat de ANC. Pentru omoligare, emitentul va înainta ANC o cerere scrisa prin care va solicita începerea procedurii de omologare a sistemului informatic.

Pentru a obtine omologarea, emitentul facturii în forma electronica are obligatia sa transmita ANC urmatoarele documente, redactate în limba româna:
a) cererea mentionata anterior
b) raportul de audit;
c) descrierea functionala a sistemului informatic;
d) planul de securitate a sistemului informatic;
e) certificari privind securitatea sistemului informatic, acolo unde acestea exista;
f) declaratia pe propria raspundere a auditorului, prin care este exprimata independenta sa fata de emitentul facturii în forma electronica si producatorul sistemului informatic auditat;
g) daca este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizarii procesului de conversie, în situatia în care emitentul de drept al facturii în forma electronica are un contract valabil încheiat în baza caruia beneficiaza de servicii de conversie a facturilor emise pe suport hârtie în facturi în forma electronica;
h) dovada achitarii tarifului de omologare;

Documentele prevazute anterior pot fi inaintate:
a) prin depunere, personal sau de catre reprezentantul legal al solicitantului, sub luare de semnatura;
b) printr-un serviciu postal;
c) ca înscris în forma electronica, caruia i s-a încorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat ori nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice.

In ceea ce priveste auditul, acesta este realizat de catre un auditor independent, persoana fizica sau juridica, certificata ca auditor de sisteme informatice, fata de emitentul facturii în forma electronica si fata de producatorul sistemului informatic a carui omologare se solicita.
(3) Raportul de audit poate fi realizat de o persoana fizica sau juridica, certificata ca auditor de sisteme informatice.
Decizia de omologare este emisa în termen de 30 de zile de la data transmiterii documentatiei, în urma verificarii conformitatii sistemului informatic si este valabila pe o perioada de un an, procedura de reînnoire fiind similara cu cea de emitere.

Persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi în forma electronica pot externaliza aceste servicii în temeiul unui contract valabil încheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronica.