Obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale

!IMPORTANT:
Modificari aduse de Legea 116/2004 valabile de la 22.04.2004:
1. Agentii economici care nu au obligatia sa emita facturi nu mai sunt obligati sa utilizeze case de marcat electronice fiscale (art.1 alin. (1) si (2) din OG 28/1999 republicata, modificat cu Legea 116/2004)
2. Agentii economici care au obligatia utilizarii caselor de marcat (denumiti utilizatori) sunt agentii economici care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie;
3. La solicitarea clientilor, utilizatorii vor elibera acestora si facturi fiscale (art.1 alin. (1) si (2) din OG 28/1999 republicata, modificat cu Legea 116/2004);
4. Distribuitor autorizat nu poate fi decat unitatea producatoare sau importatoare, persoana juridica romana. Conform Legii 116/2004 de la 22.04.2004 agentul economic comerciant nu mai poate fi distribuitor autorizat (art.1 alin. (4) din OG 28/1999 republicata, modificat cu Legea 116/2004).
5. Activitatile pentru care nu este obligatorie utilizarea caselor de marcat sunt: (art.2 alin. (1) din OG 28/1999 republicata, modificat cu Legea 116/2004):
6.

Aparatele de marcat electronice fiscale trebuie sa asigure, prin comenzi de la tastatura, realizarea in mod cumulativ a minimum urmatoarelor functii (Art. 33):
A. in regim de programare:
a) fiscalizarea memoriei fiscale - identificarea memoriei fiscale si a utilizatorului prin datele inscrise in aceasta, respectiv seria fiscala a aparatului, antetul bonului fiscal, data si ora la care se activeaza memoria. Operatiunea de fiscalizare se efectueaza in momentul instalarii aparatului la utilizator.
b) programarea antetului bonului fiscal
Antetul bonului fiscal contine minimum 18 caractere pe fiecare rand, se tipareste pe toate documentele emise cu aparatul de marcat electronic fiscal si contine:
-denumirea utilizatorului;
-codul fiscal/codul unic de inregistrare;
-adresa de la locul de instalare a aparatului/mentiunea de “comert ambulant” sau “taxi”.
-Antetul bonului fiscal, in cazul aparatelor de taximetrie sau celor destinate schimbului valutar, mai contine:
-numarul de inmatriculare a taxiului;
-numarul autorizatiei taxi;
-numarul certificatului aprobarii metrologice de model emis pentru taximetru;
-numarul de telefon si fax al operatorului de transport/al taximetrului independent;
-codul statistic atribuit de BNR la punctele de schimb valutar.
c) programarea cotelor de TVA, (minimum 4 niveluri de cota, exceptand aparatele de marcat electronice fiscale taximetrice, pentru schimb valutar si de comercializare a marfurilor in regim de duty-free, la care se programeaza o singura cota de TVA).
d) programarea asocierii articol – cota de TVA;
e) programarea datei;
f) programarea coeficientului “K” al taximetrului si a seturilor de tarife de lucru, pentru aparatele de marcat electronice fiscale taximetrice.
Un set de tarife de lucru contine:
-tariful de pornire;
-tariful de km parcurs;
-tariful pe ora/minut de stationare.
Aparatele de marcat electronice fiscale destinate activitatilor de taximetrie lucreaza cu minimum doua seturi de tarife: de zi (care se aplica intre orele 6,00 – 22,00) si de noapte (se aplica intre orele 22,00 – 6,00).
g) programarea comisionului si a cursului de schimb valutar pentru vanzarea si cumpararea de valuta, in cazul aparatelor de marcat electronice fiscale pentru schimb valutar.

B. in regim de inregistrare:
a) inregistrarea livrarii de bunuri sau prestari de servicii, concomitent cu calculul TVA-ului aferent;
b) imprimarea bonurilor fiscale conform prevederilor cadrului legal;
c) posibilitatea de corectie a erorilor numai inainte de emiterea bonului fiscal.
d) tiparirea mesajelor in limba romana.

C. in regim de raportare:
a) emiterea raportului fiscal “Z” de inchidere zilnica, pe baza totalizatoarelor zilnice din memoria de date proprie, insotit de inscrierea datelor cu caracter fiscal si urmat de operatiunea efectiva de golire zilnica, adica stergere a totalizatoarelor si a contoarelor zilnice.
Atunci cand capacitatea de inregistrare libera a memoriei fiscale scade sub minimum 60 de inregistrari de golire zilnica, in fiecare raport Z se tipareste numarul de inchideri zilnice ramase pana la umplerea memoriei fiscale.
b) emiterea raportului nefiscal “X” - o vizualizare a valorilor curente cumulate in totalizatoarele zilnice, de la ultimul raport Z pana in momentul tiparirii acestuia.

Bonul fiscal este documentul emis numai de aparatul de marcat electronic fiscal cu ocazia efectuarii livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii si cuprinde detalierea datelor referitoare la acestea, in functie de specificul activitatii desfasurate (Art. 54).
Tiparirea bonului fiscal se efectueaza in urmatoarea structura (Art. 54):
a) antet;
b) continut;
c) parte finala.

Pe bonurile fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale destinate activitatilor de comercializare a marfurilor in regim de duty-free, in functie de tipul magazinului, se tipareste si:
a) sintagma “DUTY-FREE EXPORT”, in cazul magazinelor duty-free;
b) textul “Marfuri numai pentru uzul reprezentantelor diplomatice si al personalului acestora”, in limbile romana si engleza, in cazul magazinelor duty-free diplomatice.

Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate in judet sau in municipiul Bucuresti, se intocmeste de catre directiile generale ale finantelor publice judetene sau a municipiului Bucuresti. Utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale vor solicita directiei generale a finantelor publice in a carei raza se va instala aparatul, pe baza de cerere, atribuirea numarului de ordine din Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice. Directiile generale ale finantelor publice au obligatia ca, in termen de 5 zile de la data primirii cererii, sa comunice utilizatorului numarul de ordine atribuit pentru fiecare aparat (Art. 60).
Utilizatorii care desfasoara activitati cu caracter ambulant solicita atribuirea numarului de ordine directiei generale a finantelor publice in a carei raza isi au sediul social/domiciliul (Art. 60).

Cererea de atribuire a numarului de ordine din registru va fi insotita de urmatoarele documente (Art.61):
a) copia facturii si a documentului de plata care atesta achizitionarea aparatului de marcat electronic fiscal sau, dupa caz, copia contractului de leasing financiar incheiat cu clauza expresa privind asumarea obligatiei partilor ca la expirarea contractului de leasing se transfera utilizatorului dreptul de proprietate asupra aparatului;
b) copia procesului-verbal de sigilare a memoriei fiscale si a aparatului de marcat electronic fiscal;
c) copia procesului-verbal de aducere a aparatelor de marcat electronice fiscale la parametrii specifici tipului si modelului de aparat avizat, pentru distribuitorii autorizati;
d) declaratie pe propria raspundere privind adresa de la locul unde va fi instalat aparatul de marcat electronic fiscal, sau, dupa caz, declaratie privind desfasurarea activitatii in regim ambulant ori in regim de taxi.
e) alte documente pe care directiile generale ale finantelor publice le pot solicita.

In cazul incetarii activitatilor de livrari de bunuri si prestari de servicii direct catre populatie, utilizatorii vor solicita in scris directiilor generale ale finantelor publice judetene sau a municipiului Bucuresti, dupa caz, anularea numarului de ordine atribuit din Registrul aparatelor de marcat electronice fiscale instalate, anexand la cerere documente probatoare ale motivelor incetarii activitatii, respectiv inchiderea punctului de lucru, instrainarea aparatului, lichidarea, fuziunea, divizarea sau altele, dupa caz, precum si dovada predarii memoriei fiscale la organul fiscal teritorial (Art. 62). La fel se va proceda si in cazul transferarii unui aparat de marcat electronic fiscal instalat de la un punct de lucru la altul situate in judete diferite, ambele puncte de lucru apartinand aceluiasi utilizator (Art. 62).

In raportul Z, cu exceptia celui emis cu aparatele de marcat electronice fiscale destinate activitatilor de schimb valutar si de taximetrie, se inscriu urmatoarele date (Art. 64):
a) antetul bonului fiscal;
b) numarul de ordine al raportului Z, care va fi numai crescator si care se inregistreaza in contorul Z;
c) data emiterii raportului Z, respectiv ora, ziua, luna si anul;
d) numarul avariilor care determina stergerea memoriei RAM si ora producerii acestora. In cazul stergerii memoriei RAM utilizatorul are obligatia de a reintroduce datele inscrise pe rola-jurnal privind tranzactiile efectuate de la ultima inchidere zilnica pana in momentul stergerii memoriei RAM;
e) numarul bonurilor fiscale emise in ziua raportata;
f) logotipul si seria fiscala ale aparatului;
g) valoarea totala zilnica a operatiunilor si totalul TVA-ului;
h) valoarea totala zilnica a operatiunilor si TVA defalcata pe cote ale acesteia, cu indicarea nivelului de cota;
i)valoarea totala zilnica a operatiunilor scutite de TVA;
j) valoarea altor taxe care nu se cuprind in baza de impozitare a TVA

Eliberarea avizului privind distribuirea si utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale se poate solicita de catre agentii economici care indeplinesc urmatoarele conditii (Art. 79):
a) detin avizul tehnic favorabil privind caracteristicile tehnice ale modelului aparatului de marcat electronic fiscal, eliberat de Ministerul Industriei si Resurselor;
b) au prevazuta in obiectul lor de activitate comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a aparatelor de marcat electronice fiscale si a tehnicii de calcul – cod CAEN 5184/5186 si 5248;
c) nu au datorii fiscale restante la bugetul de stat;
d) asigura in judetele si in municipiul Bucuresti, in care distribuie aparate de marcat electronice fiscale, asistenta tehnica si intretinerea aparatelor prin cel putin doua unitati specializate de service;
e) asigura piesele de schimb pentru perioada de garantie si postgarantie pe perioda normala de functionare a aparatelor de marcat electronice fiscale (conform Legii 15/1994);
f) asigura materialele consumabile care corespund prevederilor cadrului legislativ.

Agentii economici care pana la data intrarii in vigoare a prezentelor norme metodologice au obtinut avizul privind distribuirea si utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale vor solicita, in termen de 18 luni de la aceasta data, reconfirmarea avizului, care se va face esalonat, prin prezentarea urmatoarelor documente, conform graficului stabilit prin decizie a comisiei (Art. 90, 91, 95):
a) declaratia de conformitate emisa de producatorul hartiei destinate aparatului respectiv, care atesta indeplinirea conditiilor de mentinere a lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare impusa de OG, tradusa si legalizata, in cazul hartiei din import, insotita de o mostra de referinta a rolei de hartie, certificata de producatorul acesteia si personalizata cu datele de identificare a distribuitorului autorizat;
b) originalul adeverintei eliberate de organul fiscal teritorial, din care sa rezulte ca agentul economic nu are datorii fiscale restante la bugetul de stat – pentru distribuitor si pentru unitatile propuse la acreditare pentru comercializare, daca este cazul. Sumele pentru care agentii economici au obtinut inlesnire la plata potrivit legii, precum si sumele stabilite in urma controalelor efectuate de organele fiscale si care se afla in diferite stadii de contestare sau judecata nu se considera obligatii fiscale la bugetul de stat.
c) copiile contractelor ferme incheiate intre distribuitor si unitatile pentru care se propune acreditarea pentru comercializare si/sau service, cu clauza expresa privind judetele in care se vor desfasura aceste activitati;
d) certificatul de cazier judiciar pentru tehnicienii de service, in original sau, dupa caz, copie legalizata, atunci cand in cadrul termenului de valabilitate a acestuia se solicita acreditarea tehnicianului respectiv pentru efectuarea de service la mai multe tipuri de aparate de marcat electronice fiscale;
e) copia autorizatiei de fabricatie sau de import de taximetre, emisa de Biroul Roman de Metrologie Legala – pentru distribuitorii de aparate de marcat electronice fiscale destinate activitatii de taximetrie;
f) copiile autorizatiilor pentru activitatile de comercializare si, respectiv, de reparare a taximetrelor, emise de Biroul Roman de Metrologie Legala – pentru unitatile propuse la acreditare pentru comercializare si/sau service de aparate de marcat electronice fiscale destinate activitatii de taximetrie;
g) un document datat, emis sub semnatura si stampila unitatilor acreditate anterior, din care sa rezulte: denumirea, adresa sediului social, codul fiscal sau, dupa caz, codul unic de inregistrare, numarul de telefon/fax, lista tehnicienilor de service acreditati care vor efectua service la noul tip de aparat si elementele de identificare a acestora.
-Alte obligatii ale distribuitorilor autorizati, ale unitatilor acreditate si ale utilizatorilor (Art. 101):
a) sa livreze numai aparate de marcat electronice fiscale conforme cu modelul avizat;
b) sa emita certificate de garantie pentru aparatele de marcat electronice fiscale distribuite;
c) sa asigure suportul hard/soft necesar, in cazul in care aparatul de marcat electronic fiscal urmeaza sa fie integrat ca parte a unui sistem de gestiune, iar prin personalul din reteaua de service acreditata sa verifice integrarea corecta a aparatului in sistem;
d) sa notifice in scris secretariatului tehnic al comisiei, cu minimum 30 de zile inainte de incheierea contractului, intentia achizitionarii rolelor de hartie de la un alt producator decat cel indicat in cererea de eliberare a avizului privind distribuirea si utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale. Notificarea va fi insotita de declaratia de conformitate si de o mostra de referinta a rolei de hartie, certificata de producatorul acesteia si personalizata cu datele de identificare a distribuitorului autorizat;
e) sa furnizeze, la cererea organelor de control si a comisiei, toate informatiile privitoare la activitatile de comercializare si service pentru aceste aparate.

Distribuitorul autorizat are obligatia sa furnizeze o data cu aparatul de marcat electronic fiscal si manualul de utilizare in limba romana, precum si cartea de interventii (Art.102).

Bonurile emise in timpul operatiunilor de proba si de initiere, precum si rapoartele de inchidere zilnica emise in faza de instalare a aparatului de marcat electronic fiscal poarta inscriptia “proba” si se pastreaza de utilizator.

Dupa instalarea aparatului de marcat electronic fiscal se intocmeste “Declaratia de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale” in patru exemplare, semnata de utilizatorul aparatului de marcat, de tehnicianul de service care a efectuat instalarea si de reprezentantul organului fiscal (Art. 104).
Originalul declaratiei se depune de utilizatorul aparatului de marcat electronic fiscal la organul fiscal in a carui raza este instalat aparatul, a doua zi dupa instalare, in vederea luarii in evidenta a acestuia, o copie ramane la utilizator si doua copii la unitatea de service (Art. 104).