Editarea facturilor fiscale cu regim special de tiparire, inserirere si numerotare, utilizate in activitatea financiara si contabila

- Atentie:
Formularele cu regim special aflate in stoc la 31.12.2002 care nu au mai putut fi utilizate ca urmare a intrarii in vigoare a OMFP 989/2002 incepand cu 1.01.2003 conform caruia formularele sau documentele cu regim special se vor executa pe hartie autocopiativa cu elemente de securitate speciala, vor fi scazute din gestiune pe baza unui proces verbal de casare (Art.1 din OMFP 743/2004)
Elementele obligatorii ale procesului verbal de casare sunt:
• Denumirea societatii;
• Numarul si data intocmirii;
• Denumirea formularului anulat;
• Seria si numarul aferente formularului anulat;
• Data procurarii formularului anulat;
• Numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere.

- Important:
Pentru societatile care doresc sa editeze facturi fiscale automat doar in 2 exemplare se poate in urmatoarele cazuri (Art.2):
• Daca, conform procedurilor proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii intocmite de societate in conformitate cu prevederile legale in vigoare, nu rezulta necesitatea existentei exemplarului 3;
• Daca sistemul informatic utilizate la editarea facturilor este un sistem integrat, care asigura la departamentul de desfacere o evidenta proprie corespunzatoare, in care se regasesc toate informatiile referitoare la facturile emise.
Problema: Nu se precizeaza daca se solicita aprobarea din partea Ministerului de Finante. Se impune necesitatea solicitarii de informatii suplimentare direct de la scretarul de stat in Ministerul de Finante dl. Gheorghe Gherghina.

- Prin art. 3 din OMFP 743/2004 se modifica OMFP 1.077/2003

1. Prevederile OMFP 1.077/2003 se refera la editarea facturilor fiscale intr-un singur exemplar si sunt:
Agentii economici care vor indeplinii conditiile cerute de lege si vor solicita editarea intr-un singur exemplar, a facturilor fiscale cu regim special de tiparire, inserirere si numerotare, utilizate in activitatea financiara si contabil vor depune:
• La Directiile generale ale finantelor publice judetene, respectiv a municipiului Bucuresti, o documentatie pentru verificarea indeplinirii conditiilor obligatorii (art.3 alin (1) din OMFP 1077/2003);
• Annual, pana la 31 martie a anului urmator, la organul fiscal teritorial, un raport de audit al sistemului informatic utilizat (art.3 alin (2) din OMFP 1077/2003)..

ATENTIE: nedepunerea anuala, la 31 martie a anului urmator, a raportului de audit al sistemului informatic utilizat conduce la suspendarea dreptului de a emite intr-un singur exemplar, facturi fiscale cu regim special de tiparire, inserirere si numerotare, utilizate in activitatea financiara si contabila (art.3 alin (3) din OMFP 1077/2003).

Agentii economici pot solicita aprobare pentru editarea intr-un singur exemplar, a facturilor fiscale cu regim special de tiparire, inserirere si numerotare, utilizate in activitatea financiara si contabil, daca indeplinesc urmatoarele conditii (art.1 din OMFP 1077/2003):
1. Sunt prestatori de servicii sau livreaza bunuri de utilitate publica: furnizarea de energie electrica, termica, gaze naturale si apa, canalizare, telefonie fixa si mobila, transmisie de programe TV si radio si similare;
2. Din punct de vedere al bazei de date, au oricand posibilitatea reconstituirii continutului facturii fiscale ce reflecta prestatiile/livrarile efectuate, implicit veniturile inregistrate in baza acestora;
3. Exemplarul 2 al facturii fiscale care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many) este semnat de persoana care il intocmeste, conform Legii 455/2001 privind semnatura electronica;
4. Detin un plan de securitate al sistemului informatic, cu masuri tehnice si organizatorice care respecta urmatoarele cerinte minimale:
a) Confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;
b) Confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor;
c) Confidentialitatea si integritatea datelor;
d) Impiedicarea, detectarea si monitorizarea accesului neautorizat in sistem
e) Restaurarea informatiilor gestionate de sistem in cazul unor calamitati naturale, evenimente imprevizibile, prin:
- Arhivarea datelor cu tehnologia WORM care sa permita inscriptionarea o singura data si accesarea ori de cate ori este nevoie a informatiilor stocate;
- Inregistrarea datelor din documentele financiar contabile in timp real, in alt sistem de calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat intr-o alta zona a localitatii sau intr-o alta localitate.
f) Sistemul informatic are prevazute alte activitati sau masuri tehnice necesare pentru exploatarea in siguranta, incluzand documentarea dezvoltarii, testarii si implementarii solutiei informatice si a oricaror incidente si deficiente intalnite pe parcursul utilizarii sistemului;
g) S-a intocmit un raport de audit asupra planului de securitate, efectuat de o echipa formata din personal independent, specializat si atestat.
Prin atestare se intelege certificarea personalului ca auditor de sisteme informatice, oferita de Asociatia de Audit si Control al Sistemelor informatice (ISACA) – Information Systems Audit and Control Association.

Obligatii:
Agentii economici vor edita zilnic Jurnaul de anzari (art. 2)
Termenul de depunere al raportului de audit al sistemului informatic utilizat la organul fiscal: 31 martie anul urmator celui auditat (art.3 (2))

2. Modificarile si precizarile aduse de OMFP 743/2004 constau in:
- Prevederile OMFP 1.077/2003 sunt aplicabile si agentilor economici care au obtinut aprobari pentru editarea facturilor fiscale intr-un singur exemplar anterior datei de 14.08.2003 (data intrarii in vigoare a OMFP 1.077/2003)
- Referitor la cerinta de la pct. 4 lit g) din OMFP 1.077/2003 privind raportul de audit al planului de securitate, conform precizarilor din OMFP 743/2004 acesta se va intocmi incepand cu exercitiul financiar 2004 cu termen de depunere pana la 31.03.2005;
- Agentii ecnomici care desfasoara activitate de comert in sistem cash&carry si care au obtinut aprobare pentru editarea intr-un singur exemplar a facturii fiscale anterior datei de 14.08.2003 (data intrarii in vigoare a OMFP 1.077/2003), nu sunt obligati sa semneze electronic facturile fiscale emise, insa au obligatia sa inscrie pe factura un cod intern unic de identificare a persoanei care o emite.
- Marii contribuabili vor depune documentatia pentru verificarea indeplinirii conditiilor de a emite facturi fiscale intr-un singur exemplar la Directia generala de administrare a marilor contribuabili (art. 3(1) din OMFP 1.077/2003 modificat cu OMFP 743/2004)

- Prin OMFP 743/2003 se aproba modelul de formular specific cu regim special si normele de intocmire si utilizare pentru “Bon cu valoare fixa” (cod 6-8-31/a si 6-8-31/b)