Contabilitateafirmei.ro

Registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani, in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata (art. 24 din lege).

Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se pastreaza in arhiva, de regula, in forma lor originala, grupate in functie de natura operatiunilor si in ordine cronologica in cadrul exercitiului financiar la care se refera. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in termenele prevazute de lege.

In caz de incetare a activitatii persoanei juridice, documentele se predau arhivelor statului in conformitate cu dispozitiile legale privind Fondul Arhivistic National al Romaniei, daca legea nu dispune altfel.

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face, de asemenea, in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:

– documentele se grupeaza in dosare, numerotate, semnate si parafate;
– gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. in cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
– dosarele continand documente contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
– evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta curenta in care sunt mentionate dosarele si documentele contabile intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul perioadei.

Eliminarile documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite, dupa caz, cu acest prilej intocmindu-se un proces-verbal si operandu-se radierea documentelor eliminate din Registrul de evidenta curenta al arhivei.

In conformitate cu Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, se pot aplica sanctiuni privind nerespectarea regulamentelor emise de Ministrul Finantelor Publice cu privire la:

– utilizarea si tinerea registrelor contabile – amenda de la 300 lei la 4.000 lei;
– cedarea, intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea acestora, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;
– efectuarea cu stiinta de inregistrari inexacte, precum omisiunea cu stiinta a inregistrarilor in contabilitate, avand drept consecinte denaturarea veniturilor, cheltuielilor, rezultatelor financiare, precum si a elementelor de activ si pasiv ce se reflecta in bilantul contabil, constituie infractiunea de fals intelectual si se pedepseste conform legii.

Constatarea contraventiilor si aplicarea amenzilor se face de persoane cu atributii de inspectie fiscala si de comisarii Garzii Financiare, precum si de personalul din cadrul M.F.P. stabilit prin ordin al ministrului.

In Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 2.869/23 decembrie 2010 privind modificarea si completarea unor modificari contabile s-a stipulat:

– inregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare se efectueaza, de regula, lunar;
– prin exceptie, entitatile care in exercitiul financiar precedent au inregistrat o cifra de afaceri sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro pot inregistra in contabilitate operatiunile economico-financiare la alte perioade decat lunar, dar nu mai tarziu de data pentru care se intocmesc declaratiile fiscale, impozitul pe profit, respectiv data situatiilor financiare uzuale sau a raportarilor contabile stabilite potrivit legii. inregistrarea in contabilitate se efectueaza pe baza documentelor justificative sau a unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si la aceeasi perioada, situatie in care documentele justificative se anexeaza la acesta;
– in mod similar, inregistrarile in Registrul Jurnal si Cartea Mare se efectueaza pentru aceeasi perioada;
– pentru determinarea plafonului de 35.000 euro se utilizeaza cursul de schimb valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar precedent;
– incepand cu data de 01 ianuarie 2011, entitatile care in exercitiul financiar precedent au inregistrat o cifra de afaceri sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro nu mai depun la unitatile teritoriale ale M.F.P. raportari contabile in cursul exercitiului financiar.